Mit desk.box bist du bereit für die
E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird gesetzlich definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Rechnungsinhalte werden bei der E-Rechnung – anstelle auf Papier oder in einem PDF – in einem definierten, maschinenlesbaren Datensatz verpackt, und zwar in Form einer XML-Datei. Das Format des Datensatzes wurde EU-weit in einer Norm einheitlich festgelegt.

Wichtig: Ein PDF enthält keine strukturierten Daten, kann nicht automatisiert elektronisch verarbeitet werden und erfüllt nicht die rechtlichen Anforderungen einer E-Rechnung, genauso wenig wie Bilddateien (JPEG, PNG etc.) oder Rechnungen auf Papier!

Vorgeschrieben ist für die E-Rechnung neben dem strukturierten elektronischen Format insbesondere auch die maschinelle Lesbarkeit. Die Übermittlung eines zusätzlichen Dokumentes neben der XML-Datei, das für Menschen unmittelbar lesbar ist (wie etwa ein PDF), ist nicht vorgeschrieben, jedoch optional möglich. Wird diese Sichtkomponente mitgesendet, spricht man von einem hybriden Format – im Gegensatz zum rein strukturierten Format, bei dem ausschließlich die XML-Datei übermittelt wird.

Wichtig: Umsatzsteuerlich relevant ist allein die XML-Datei. Da sie maschinenlesbar ist, lässt sie sich leicht durch ein Visualisierungstool am Bildschirm lesbar anzeigen. Mit desk.box ist die Darstellung gar kein Problem: Du wirst alle E-Rechnungen ganz normal auf deinem Bildschirm lesen und verarbeiten können.

In der E-Rechnung müssen alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthalten sein, die auch Papierrechnungen bisher schon enthalten müssen. An den Pflichtangaben ändert sich nichts.

Die E-Rechnung wird ausschließlich im B2B-Bereich verpflichtend, also für Umsätze zwischen Unternehmen. Bereits heute verlangt der Gesetzgeber von Unternehmern, die an einen anderen Unternehmer eine Leistung ausführen, hierfür innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Neu ist, dass sie diese Rechnung künftig als E-Rechnung übermitteln müssen, sofern sie genau wie der Rechnungsempfänger in Deutschland ansässig sind.

In Deutschland wird die E-Rechnung zum 01.01.2025 eingeführt. Aufgrund von Übergangsfristen wird die Einführung aber zeitlich gestaffelt ablaufen. Die im folgenden genannten Regelungen gelten genauso für die Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift.

Empfang:
Bereits ab dem 01.01.2025 werden Leistungsempfänger verpflichtet, eine E-Rechnung mindestens technisch entgegennehmen und archivieren zu können. Das betrifft alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, einschließlich Handwerker und Freiberufler. Diese Pflicht lässt sich damit erklären, dass es Rechnungsaussteller geben wird, die die für den Versand geltenden Übergangsregelungen nicht in Anspruch nehmen und ab 2025 E-Rechnungen verschicken.

Versand:
Bis zum Ende des Jahres 2026 dürfen alle Unternehmen für Umsätze im B2B-Bereich weiterhin Papierrechnungen ausstellen oder Rechnungen als PDF per E-Mail verschicken. Einen weiteren Aufschub um ein Jahr erhalten lediglich solche Unternehmen, die 2026 einen Jahresnettoumsatz von 800.000 Euro nicht überschreiten. Ansonsten gilt: Ab dem 01.01.2027 ist die E-Rechnung Pflicht.

Nur der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass der Gesetzgeber bis Ende 2028 auch die Verwendung des sogenannten EDI-Verfahrens zulässt. Dabei handelt es sich um ein elektronisches Format, das nicht auf der neuen Norm für strukturierte Rechnungsformate beruht. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist diese Regelung unbedeutend, da sie diese Form der Rechnungsstellung nicht einsetzen.

Ja. Sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis maximal 250 Euro fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht, genauso wenig wie Fahrausweise. Eine weitere Ausnahme macht der Gesetzgeber für Rechnungen über bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen, zu denen zum Beispiel die umsatzsteuerfreie Vermietung oder Verpachtung zählt. Doch Vorsicht: Sobald die Vermietung oder Verpachtung freiwillig umsatzsteuerpflichtig behandelt wird, gilt auch die Pflicht zur E-Rechnung.

Nein. Ein PDF erfüllt nicht die rechtlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.

Nein, die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Rechnungen an Endverbraucher.

Zwei Formate erfüllen in Deutschland bisher die technischen Voraussetzungen: die XRechnung und die ZUGFeRD-Rechnung. Die XRechnung wird insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern verwendet, sie umfasst lediglich die maschinenlesbare XML-Datei. Mit einem Visualisierungsprogramm kann der XML-Datensatz am Bildschirm für Menschen lesbar gemacht werden. Die ZUGFeRD-Rechnung ist ein Beispiel für eine Rechnung im hybriden Format. Zusätzlich zur – steuerlich allein maßgebenden – XML-Datei wird bei der ZUGFeRD-Rechnung ein PDF als Sichtkomponente mitgeliefert.

Die Übermittlung der E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. So schreibt es der Gesetzgeber vor. Zulässig ist ein Versand per E-Mail. Der Rechnungsaussteller kann die XML-Datei aber auch mittels einer elektronischen Schnittstelle oder zum Download für den Kunden auf einem Kundenportal bereitstellen. Nicht zulässig ist es, die XML-Datei auf einem USB-Stick oder einem anderen externen Speichermedium an den Kunden zu übergeben. Dies gilt nicht als Übermittlung in elektronischer Form.

Nein, dem Unternehmer steht es frei, sich zur Erstellung oder Übermittlung von E-Rechnungen externer Dienstleister zu bedienen. Allerdings hat er dabei sicherzustellen, dass der externe Dienstleister alle gesetzlich geforderten formalen Voraussetzungen gewährleistet.

Bereits ab dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmer die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können. Sofern kein anderer elektronischer Übermittlungsweg mit dem Rechnungsaussteller vereinbart wurde, reicht es dafür aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung oder ist er technisch nicht in der Lage, sie zu empfangen, hat er kein Anrecht auf eine Papierrechnung oder auf eine Rechnung als PDF. Bedenke, dass du verpflichtet bist, Rechnungen – und damit auch E-Rechnungen – revisionssicher zu archivieren. desk.box erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben: Deine Dokumente werden so abgelegt und archiviert, wie es die Finanzverwaltung für steuerrelevante Daten verlangt.

Die Verfahrensdokumentation dient Unternehmern als Nachweis, dass in ihrem Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen an die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt werden. Sie gibt einen Überblick über alle steuerrelevanten Geschäftsprozesse, Daten und Archivierungssysteme. Die Verfahrensdokumentation wird bei Betriebsprüfungen meist im Vorfeld von der Finanzverwaltung angefordert. Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung der Buchhaltung kommt ihr eine wichtige Rolle zu. Mit desk.box kannst du die Verfahrensdokumentation für deine Prozesse einfach erstellen.

Ist die Umstellung einmal erfolgt, hat die E-Rechnung für Unternehmen viele Vorteile. Die Automatisierung des Rechnungsprozesses verringert manuelle Eingriffe, was zu weniger Fehlern und zu Zeitersparnis führt. Vom Rechnungseingang über die Freigabe, Bezahlung und Buchung bis hin zur Archivierung findet alles digital statt, der gesamte Prozess ist frei von Medienbrüchen. E-Rechnungen können sofort übermittelt und verarbeitet werden. Daraus folgt: Wer schneller Rechnungen bezahlt, kann öfter von Skonti profitieren. Und wer seine Rechnungen schneller absendet, beschleunigt außerdem den eigenen Zahlungseingang. Ein weiterer Vorteil ist die Reduzierung des Papier- und Tonerverbrauchs, was der Umwelt zugutekommt und dir Geld spart.

Das Empfangen, Erstellen und Versenden von E-Rechnungen werden nahtlos in den digitalen Prozess von desk.box integriert. Damit erfüllt desk.box rechtzeitig alle gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung.

Mit desk.box werden deine E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format versendet.

Nein. Du wirst in desk.box E-Rechnungen ganz normal am Bildschirm lesen und digital verarbeiten können.

Eigene Rechnungen erstellst du direkt in desk.box – ganz einfach, ohne externe Software und künftig auch im geforderten strukturierten elektronischen Format als E-Rechnung. Die Anwendung ist selbsterklärend. Hast du beim Erstellen eine Angabe vergessen, weist desk.box dich darauf hin. Selbstverständlich kannst du deine Rechnungen mit Skonto versehen. Auch Gutschriften und Stornos sind in desk.box kein Problem. Das Versenden von E-Rechnungen wird nahtlos in den digitalen Prozess von desk.box integriert.

Ja, natürlich. Was für E-Rechnungen gilt, gilt auch für E-Rechnungen in Form einer Gutschrift.