Allgemein
Was passiert, wenn ich meine Zugangsdaten verliere? Sind meine Daten dann verloren?
Nein. Beim Verlust deiner Zugangsdaten sind deine Daten nicht verloren. Sie sind weiterhin in der desk.box-Cloud sicher gespeichert.
Welches Betriebssystem / welcher Browser ist für die Nutzung geeignet?
desk.box ist webbasiert. Das bedeutet, dass du dir keine Gedanken darüber machen musst, ob das von dir genutzte Betriebssystem mit desk.box kompatibel ist, da du nichts auf deinem Rechner installierst. Um desk.box nutzen zu können, benötigst du einen Internetzugang. Generell empfehlen wir für die Internetnutzung die Browser Google Chrome, Firefox oder Microsoft Edge sowie Safari für Apple Anwender. Diese Browser bieten die höchste Sicherheit und Geschwindigkeit und sind weit verbreitet. Aus Sicherheitsgründen solltest du die aktuellste Version des Browsers verwenden. Falls du noch den Internet Explorer nutzt, so raten wir dir dringend dazu, auf einen der oben genannten Browser umzustellen, da Microsoft diesen Browser nicht mehr unterstützt.
Ich habe mein Passwort vergessen, was mache ich?
Auf der Login-Seite findest du den Button „Passwort vergessen?“. Klicke darauf, um dein Passwort zurückzusetzen. Du bekommst dann eine E-Mail mit einem Link von uns zugeschickt. Über diesen Link kannst du dein Passwort neu vergeben und dich anschließend über den Login mit dem neuen Passwort einloggen.
Wie funktioniert desk.box?
desk.box ist eine cloudbasierte Anwendung. Das heißt, du hast dein digitales Büro immer und überall dabei und brauchst lediglich einen Internetanschluss. Alle von dir eingegebenen Daten in desk.box werden sofort in der Cloud gespeichert. Du musst keine Software installieren oder auf deiner PC-Festplatte Speicherplatz freigeben oder selbst noch an das Speichern nach getaner Arbeit denken. Wir automatisieren diesen Prozess für dich.
Wie gut muss meine Internetverbindung sein?
Das beste Erlebnis hast du mit desk.box, wenn du über mindestens 32 Mbit/s im WLAN-Modus oder aber 4G im Mobilfunknetz verfügst. Geringere Geschwindigkeiten sind prinzipiell kein Problem. Es dauert dann aber etwas länger, bis die Daten in desk.box hochgeladen sind und angezeigt werden.
Kann ich desk.box auch offline benutzen?
Nein, das ist in der jetzigen Version leider nicht möglich. Wir arbeiten aber daran, dir diese Möglichkeit in Zukunft zur Verfügung stellen zu können.
Sicherheit
Wem gehören die Daten?
Selbstverständlich dir! Alle deine Daten gehören uneingeschränkt dir und deinem Unternehmen! Wir geben Daten an Dritte nur weiter, wenn es eine desk.box-Funktion aufgrund deiner Einstellungen verlangt. So müssen wir zum Beispiel sicherstellen, wenn du Daten mit Buchhaltungsprogrammen teilen möchtest, dass diese Daten auch bei den Programmen ankommen. Für nähere Informationen schau bitte gerne in unsere AGB und Datenschutzbestimmungen.
Wie sind die Daten in desk.box gesichert?
Die Daten von desk.box werden beim führenden Anbieter für Cloudtechnologien, Amazon Web Services (AWS), gespeichert. Dieser betreibt die Rechenzentrums-Hardware, und die darauf laufenden Services sind mit den höchsten zertifizierten Sicherheits-Standards nach EU-Recht ausgerüstet.
Wie wird Datenverlust verhindert?
Wir wirken Datenverlust entgegen, indem wir auf
- die verschlüsselte und abgesicherte redundante Ablage der Daten
- in mehreren, voneinander getrennten Rechenzentren und
- kontinuierlichen Backups dieser Daten setzen.
Wie wird ein Diebstahl der Daten verhindert?
desk.box setzt auf die verschlüsselte Speicherung deiner Daten durch den führenden Cloudanbieter Amazon Web Services (AWS) KMS Services. AWS-Mitarbeiter, wir selbst und natürlich alle unbefugten Dritten haben keinen Zugriff auf deine verschlüsselten Daten. Nur du kannst über deinen Login auf deine Daten zugreifen und anderen Personen die Berechtigung erteilen, bestimmte Dokumente einzusehen und gegebenenfalls zu bearbeiten!
Wie wird bei der Datenübertragung die Sicherheit gewährleistet?
Zur Datenübertragung werden SSL-verschlüsselte Verbindungen genutzt, zum Beispiel HTTPS mit modernster Cipher-Technologie zur weiteren Verschlüsselung deiner Daten.
Wie werden die Daten geschützt?
Zum Schutz deiner Daten nutzt desk.box die bestmöglichen technischen Standards.
- Deine Daten werden ausschließlich verschlüsselt auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland (Frankfurt) gespeichert.
- Die Übermittlung von deinem Gerät zu desk.box erfolgt ausschließlich verschlüsselt.
Bei der Erfassung und Übertragung von vertraulichen Daten werden ausschließlich Sicherheitstechnologien und Verfahren genutzt, die deine persönlichen Daten vor nicht autorisiertem Zugriff schützen.
Aktenschrank
Ist die Suche auf einen bestimmten Betrieb eingrenzbar?
Ja. Die Suche nach Dokumenten findet betriebsübergreifend statt. Das hat den Vorteil, dass dir alle relevanten Dokumente mit dem von dir eingegebenen Suchbegriff angezeigt werden. Du kannst weitere Eingrenzungen in der Suche vornehmen und damit deine Suche weiter verfeinern.
Ist die Suche auf bestimmte Dokumententypen begrenzt?
desk.box verwendet modernste Technologien. Daher ist es möglich, nach ganz speziellen und konkreten Suchbegriffen zu suchen. Dabei werden Ergebnisse nicht nur in Excel- und Word-Dateien, sondern auch in PDFs gesucht. Sogar Bilddateien, die Texte enthalten, erkennt die desk.box-Suche und bezieht sie in die Suche mit ein.
Zusammenarbeit
Muss ich für jede neue Person alle Zugriffsrechte nochmal neu einstellen?
Nein, das ist nicht nötig. Die vordefinierten Rollen können beliebig vielen Personen zugewiesen werden. Das ist praktisch, wenn zum Beispiel neue Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter hinzukommen.
Können andere Personen Daten löschen, welche ich eigentlich behalten wollte?
Die Antwort ist zweigeteilt:
- Ja, wenn es sich um Personen handelt, denen du das Recht gegeben hast, dass sie Dokumente / Daten löschen dürfen.
- Nein, wenn es keine Personen außer dir gibt, denen du das Recht zum Löschen gegeben hast.
Wie viele Personen kann ich zu einer Mitarbeit in meinem Betrieb einladen?
Dokumentenerkennung
Welche Daten können in einem Dokument erkannt werden?
Wird zwischen Vertragsdokumenten und Belegen unterschieden?
Wo werden die Daten für die Dokumentenerkennung verarbeitet?
Werden die Informationen aus einem Dokument mit ZUGFeRD-Daten erkannt?
Ja. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.
Die Idee ist, dass Rechnungsdaten auch elektronisch übermittelt werden können. Rein praktisch sieht das so aus, dass in einem PDF weitere Daten enthalten sind, die Nutzerinnen und Nutzer mit ihrem PDF-Reader nicht sehen. Diese Daten können jedoch von Software ausgelesen werden. Im Umkehrschluss bedeutet dies: Alles, was in diesen Daten steht, steht auch lesbar im PDF. Daher werden aktuell die ZUGFeRD-Daten nicht ausgelesen, sondern per Texterkennung nur die Textdaten im PDF.
Mehr Informationen zu ZUGFeRD:Mehrere Betriebe
Kann ich Dokumente zwischen verschiedenen Betrieben verschieben?
Ja. In desk.box können Dokumente zwischen den Betrieben verschoben werden.
Kann ich mehrere Betriebe in desk.box anlegen?
Steuerbüro einbinden
Welche Buchhaltungssoftware ist mit desk.box verknüpft?
Wir arbeiten mit drei verschiedenen Anbietern von Buchführungssoftware zusammen, um das Erlebnis desk.box für dich und dein Steuerbüro zu optimieren:
- Du kannst deine Daten in die Buchhaltungssoftware “WIKING” von act übernehmen.
- Alternativ hast du auch die Möglichkeit, deine Daten mit der Buchhaltungssoftware der Datev zu teilen.
- Oder du übernimmst deine Daten in AssBeleg von nlb.
In desk.box kannst du im Bereich “Einstellungen” unter dem Punkt “Schnittstellen” deine Betriebe ganz einfach mit der jeweiligen Buchführungssoftware verbinden.
