Einfach alle Vorgaben
erfüllen
Deine Dokumente werden so abgelegt und archiviert, wie es die Finanzverwaltung für steuerrelevante Daten verlangt. Darauf kannst du dich verlassen. Im Dokumentenverlauf ist für jedes Dokument zu erkennen, wann, von wem und in welcher Weise es bearbeitet wurde. Außerdem können Dateien, nachdem sie archiviert wurden, nicht mehr aus dem System gelöscht oder verschoben werden. So macht desk.box dir das vorgeschriebene, zehnjährige Archivieren von Belegen einfach.
Dokumente blitzschnell wiederfinden
Jedes Dokument in deinem Aktenschrank kannst du anhand von Suchbegriffen blitzschnell wiederfinden – auch spontan in unerwarteten Situationen. Das gilt für Rechnungen und andere Belege genauso wie für Verträge, Gutachten und weitere Dokumente. Dafür sorgt ein cleverer Verarbeitungsprozess: Alle Dokumente, die du in desk.box hochlädst, durchlaufen automatisch eine leistungsstarke Texterkennungssoftware. Für die Dokumentensuche gib einfach ein passendes Stichwort in das Suchfeld ein!
Austauschen und kommentieren
Einzelne Dateien in deinem Aktenschrank kannst du für Dritte wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Kreditgeber oder Sachverständige einfach online freigegeben. So haben diese alle Unterlagen, die sie für ihre Arbeit benötigen, stets in Echtzeit vorliegen. Mach Notizen für dich, für Mitarbeitende in deinem Team oder für externe Berater! Alle Belege lassen sich einfach und digital mit Kommentaren versehen und mit Hilfe von Labels kategorisieren.
Sicher und verschlüsselt
desk.box kann alle gängigen Dateiformate verarbeiten. Deine Dokumente werden im Aktenschrank stets verschlüsselt gespeichert und sind dadurch vor unbefugtem Zugriff geschützt. Die cloudbasierte Speicherung bietet außerdem einen optimalen Schutz vor Datenverlust.
